Вопрос: Как повлияет вступление в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ на ведение кадрового делопроизводства? Должен ли работодатель самостоятельно разрабатывать учетные формы по кадрам или можно использовать старые?
Ответ: В настоящее время при ведении кадрового делопроизводства и бухгалтерского учета применяются формы документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" N 1 от 05.01.2004. Одновременно для оформления кадровых операций используются документы произвольной формы, например, приказ о вынесении дисциплинарного взыскания, об изменении фамилии работника и др., которые оформляются в соответствии с общими правилами делопроизводства (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов»)
С 1 января 2013 года вступает в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Согласно ст. 9 Закона № 402-ФЗ на каждый факт хозяйственной жизни должен быть составлен первичный учетный документ по форме, утвержденной руководителем организации. Этот документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 указанной статьи. Такими реквизитами являются:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события, а также подписи этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Минфин России выпустил информационное сообщение (опубликовано на сайте Минфина России 04.12.2012), в котором разъяснил порядок применения некоторых положений Закона № 402-ФЗ. Минфин России разъяснил, что с введением названных норм формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, перестают быть обязательными к применению. Согласно пункту 4 статьи 9 формы первичных учетных документов утверждает руководитель, при этом не требуется их соответствия утвержденным унифицированным формам. Необходимо, чтобы первичный учетный документ содержал перечень обязательных реквизитов. Так же закон определяет, что теперь первичный учетный документ может быть составлен не только на бумажном носителе, но и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Таким образом, с 1 января 2013 года для ведения кадрового делопроизводства организации могут использовать формы первичных документов, разработанные самостоятельно, а также иные рекомендованные формы (например, формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации).При этом руководитель организации обязан не только утвердить формы применяемых первичных учетных документов, но также должен определить их состав и установить перечень лиц, имеющих право подписывать эти документы.
