Описание ситуации:
ООО работает с 2009 г. на ОСНО. Скопилось очень много документов: выписки по р/сч, а/о, накладные на реализацию ТОРГ-12, ТТН и ТН к этим накладным, счета-фактуры, документы от поставщиков.
Вопрос:
Как правильно сделать и оформить уничтожение документов?
Сообщаем:
Бухгалтерские документы можно уничтожить в году, следующем за тем, в котором истек установленный для них срок хранения (п. п. 2.3, 4.11 Правил хранения документов).
Чтобы определить, какие документы уже можно уничтожить, надо провести экспертизу имеющихся в организации документов. Это делает экспертная комиссия, которая создается приказом руководителя организации. В состав комиссии следует включить работников, которые знают установленные законодательством сроки хранения бухгалтерских документов и понимают, как документы используются при составлении отчетности. Например, членами комиссии могут быть сотрудники, работающие в бухгалтерии или занимающиеся делопроизводством (п. п. 4.5 - 4.9 Правил хранения документов, Приложение к Письму Минфина от 22.01.2016 N 07-04-09/2355, п. 3 Информации Минфина N ПЗ-13/2015).
Член экспертной комиссии, которому поручено отобрать документы на уничтожение, выясняет, у каких из них истек срок хранения по состоянию на 1 января текущего года, и включает их в акт о выделении к уничтожению документов по форме, приведенной в Правилах хранения документов (п. 4.11 Правил хранения документов). В акте надо указать:
- заголовки дел (т.е. сгруппированных в папки документов, объединенных общими признаками);
- период составления документов, содержащихся в конкретном деле;
- количество дел;
- сроки хранения дел со ссылкой на соответствующие статьи Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558.
Акт о выделении к уничтожению документов подписывается экспертной комиссией и утверждается руководителем организации (п. 4.11 Правил хранения документов). После этого документы, перечисленные в акте, можно уничтожить (п. 4.13 Правил хранения документов).
Уничтожить документы можно любым из следующих способов:
- самостоятельно (например, с помощью шредера). В этом случае составьте акт об уничтожении документов, в котором зафиксируйте, какие документы, в каком количестве и каким способом были уничтожены. Акт подписывают работники, участвовавшие в процессе уничтожения (это могут быть члены экспертной комиссии), и утверждает руководитель организации;
- передав на уничтожение (утилизацию) в специализированную организацию. Документы передаются ей по накладной, в которой должно быть указано количество переданных для уничтожения документов (дел, папок с документами) и их вес (п. 2.4.7 Правил Росархива). Акт об уничтожении документов оформляет сама специализированная организация.
Для самостоятельного поиска в системе можно использовать поисковый запрос:
уничтожение бухгалтерских документов
01.11.2017