тел: +7 (343) 228-00-30
КонсультантПлюс в Екатеринбурге и Свердловской области
Местное время 13:36
Консультант Плюс в Екатеринбурге и Свердловской области

О хранении трудовых книжек

Вопрос: В организации нет архива. Где хранить невостребованные трудовые книжки и нужна ли отметка о невостребованности и месте хранении в Книге учета движения трудовых книжек?

Ответ:

Оформленные работодателем трудовые книжки, а также трудовые книжки, предъявленные работниками при приеме на работу, должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, установленная форма которой содержится в приложении № 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв.постановлением Минтруда от 10.10.2003 №69. При увольнении работнику выдается трудовая книжка , в которой внесена запись о прекращении трудового договора. Для подтверждения факта получения работник ставит подпись в графе 13 книги учета движения трудовых книжек. Если работник не получил трудовую книжку в день увольнения, работодатель обязан направить заказное письмо с уведомлением о вручении и описью содержимого. В письме содержится просьба явиться в прежнюю организацию для получения трудовой книжки, либо выслать в ее адрес согласие на направление трудовой книжки по почте. В случае смерти работника такое письмо направляется родственникам. Данное уведомление снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки, но не снимает ответственности за ее хранение в дальнейшем.

Если же после увольнения документ не был востребован работником, то согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 №225, невостребованные трудовые книжки, хранятся в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 50 лет, если они завершены в 2003 году и позже, и 75, если до 2003 года (ст. 22.1 ФЗ «Об архивном деле в РФ», ст. 664 Перечня типовых управленческих документов...(утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016)). Ориентироваться при определении срока нужно на дату последней записи в трудовой книжке. Невостребованные трудовые книжки хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельной единицей хранения и в дела не подшивается. Хранить их удобно в папках с клапанами или коробках, на которых делается надпись: «Невостребованные трудовые книжки______штук». Если невостребованных трудовых книжек немного, их чаще всего хранят в плотном конверте.

По истечении двух лет они передаются в архив организации (если он создан в организации, если архива нет, невостребованные трудовые книжки до истечения срока их хранения остаются в кадровой службе). В архив невостребованные трудовые книжки передаются в соответствии с требованиями к оформлению дел, принимаемых в архив. Невостребованные трудовые книжки вкладываются в конверт, подшиваемый в дело, конверты с вложенными в них невостребованными трудовыми книжками нумеруют. При этом сначала нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждая трудовая книжка. Номера проставляются в верхнем левом углу простым карандашом. В конверте трудовые книжки располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

Форма книги учета движения трудовых книжек не предусматривает внесение каких либо отметок о месте нахождения невостребованных трудовых книжек.

 

27.11.2017

КонсультантПлюс Сервис О компании
Консультант Плюс в Екатеринбурге и Свердловской области
Компания осуществляет деятельность в области информационных технологий
Включена в Реестр аккредитованных организаций, осуществляющих деятельность в области ИТ-технологий
Информация на сайте не является публичной офертой
Описание системы Обучение работе Контакты Политика конфиденциальности
Купить систему Консультации специалистов Вакансии
Соглашение об обработке
персональных данных
Отзывы клиентов Бюллетень пользователя Поиск по сайту