Все нуждаются в отдыхе, и руководитель с главным бухгалтером не исключение. Очевидно, что в их отсутствие работа компании не должна останавливаться. Конечно, когда у начальства есть официальные заместители, то все просто. А если их нет? Тогда надо грамотно оформить передачу полномочий.
В отпуск идет руководитель.
На период отсутствия руководителя (например, во время отпуска, болезни, командировки) можно не назначать работника, исполняющего его обязанности. Руководитель вправе делегировать часть своих полномочий, выдав доверенность на право представительства от имени общества (например, для заключения договоров с контрагентами, представления юристами интересов организации в судах и т.д.), если передача этих полномочий разрешена уставом. Но и в таком случае юридическую ответственность за принятые решения на основании доверенности все равно будет нести руководитель организации.
Доверенность на исполнение обязанностей директора составляется в простой письменной форме и удостоверяется подписью руководителя или иного уполномоченного лица (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). В некоторых случаях необходимо оформлять нотариально удостоверенную доверенность (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ). Например, доверенность на заключение договора аренды здания на срок не менее года нужно удостоверять нотариально, поскольку такой договор подлежит государственной регистрации (п. 2 ст. 651 ГК РФ).
Часто на практике возникает вопрос: Обязан ли работодатель производить доплату заместителю руководителя за исполнение обязанностей руководителя на время отсутствия последнего?
По данному вопросу существует две позиции.
Позиция 1: Доплата не производится, если обязанность замещения руководителя в период его отсутствия предусмотрена в трудовом договоре (должностной инструкции, которая является неотъемлемой частью трудового договора) заместителя.
Обоснование: Такое мнение изложено в Письмах Минтруда России от 06.04.2018 N 14-2/ООГ-2682, Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 N 22-2-897 и Роструда от 24.05.2011 N 1412-6-1. Ведомства разъясняют, что в этом случае обязанности отсутствующего работника (руководителя) исполняются в рамках трудового договора, а следовательно, работодатель не обязан доплачивать за указанную работу.
Позиция 2: Работодатель должен произвести доплату за исполнение обязанностей отсутствующего работника в связи с его замещением.
Обоснование: В силу ч. 1 ст. 151 ТК РФ работнику, который исполняет обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, производится доплата. Ее размер устанавливается по соглашению сторон с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (ч. 2 ст. 151 ТК РФ). В ст. 21 ТК РФ предусмотрено право работника на своевременную выплату заработной платы в полном размере в соответствии с его квалификацией, сложностью труда, объемом и качеством выполненной работы.
Верховный Суд РФ в Определении от 11.03.2003 N КАС03-25 указал, что сложность труда заместителя и объем выполняемой им работы в период отсутствия руководителя значительно увеличиваются и, следовательно, такая работа требует дополнительной оплаты в силу ст. ст. 21, 151 ТК РФ.
Рекомендация по выбору позиции. В связи с тем, что письма ведомств с разъяснениями по вопросам применения трудового законодательства не являются документами, обязательными для выполнения, рекомендуем руководствоваться второй позицией. Она основана на нормах ТК РФ и подтверждена судебной практикой.
При заключении с заместителем руководителя трудового договора, в котором указано на исполнение обязанностей руководителя в связи с его замещением в периоды отсутствия последнего, целесообразно оговорить размер доплаты за такую работу (например, в процентном отношении к окладу замещаемого работника).
Передача ЭЦП.
Поскольку ЭП является аналогом собственноручной подписи, лицу, замещающему директора, для подписания документов в период отсутствия руководителя необходимо оформить отдельную ЭП в аккредитованном удостоверяющем центре. Порядок ее оформления будет зависеть от того, кто является владельцем электронной подписи - организация или руководитель.
Если владельцем электронной подписи является организация, то, чтобы получить сертификат ЭП с указанием данных исполняющего обязанности директора, потребуется предъявить в удостоверяющем центре оформленную на него от организации доверенность. Ее надо составить по общим правилам. В доверенности укажите конкретные полномочия и перечислите документы, которые коммерческий директор вправе подписывать ЭП организации.
В отпуск идет главный бухгалтер
Передача полномочий главбуха заместителю
В этом случае все просто. Как правило, в трудовом договоре с заместителем главного бухгалтера уже прописаны его обязанности по замещению главбуха на время отпуска.
В таком случае можно издать приказ о передаче дел на время отпуска. Но и это необязательно. Заместитель главного бухгалтера принимает на себя обязанности своего непосредственного начальника по трудовому договору автоматически с первого дня отпуска главбуха.
Что делать, если в компании работает только один сотрудник бухгалтерии - главбух в одном лице?
Передача обязанностей главбуха другому работнику как совмещение
На время отпуска главного бухгалтера выполнение его обязанностей можно поручить другому работнику в порядке совмещения должностей (ст. 60.2 ТК РФ). Лучше всего, если это будет другой сотрудник бухгалтерии, который понимает, о чем идет речь. Но если такового нет, обязанности можно передать любому другому, оценивая риски. В идеале временно замещать главбуха может директор или его заместитель.
При передаче полномочий директору приказ издавать не нужно. У директора и так достаточно полномочий. Более того, Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ о бухучете в ст. 7 обязует руководителя организовать ведение бухгалтерского учета.
Если обязанности главбуха будет временно выполнять другой работник, это значит, что при совмещении профессий (должностей) работник одновременно со своей основной работой выполняет обязанности временно отсутствующего работника. Причем делает он это в рамках одного и того же рабочего времени (рабочего дня), а не после его окончания.
Еще один трудовой договор с работником, совмещающим профессии или должности, не заключают.
Как передать право подписи документов
Приостановить работу бухгалтерии на время отпуска главного бухгалтера нельзя. Пока его нет, организация продолжает работать, подписываются договоры, поступают деньги, создаются документы, которые нужно проводить в бухгалтерии. Могут понадобиться и те, на которых нужна подпись главбуха.
Подписание первички. Обязанности по подписанию документов бухгалтерского учета нужно передоверить другому сотруднику бухгалтерии. Если в компании только один работник бухгалтерии - главбух, право подписи можно передать другому сотруднику компании. Здесь нет ограничений.
Счета-фактуры. Подпись главного бухгалтера на счете-фактуре обязательна. Причем он подписывает счета-фактуры без доверенности. За главбуха, как и за директора, счет-фактуру могут подписать лица, уполномоченные на это приказом либо доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ). Может ли за обоих подписать счет-фактуру одно лицо?
Поставить подпись на счете-фактуре вместо подписи главбуха, находящегося в отпуске, вправе сотрудник, которому передано право подписи по доверенности. Оформить право подписи приказом недостаточно.
Обратите внимание! Передать право подписи счетов-фактур за руководителя и главного бухгалтера можно другим сотрудникам компании или даже "внештатникам". Запретов на подписание счета-фактуры одним лицом, наделенным правом подписи на основании доверенности, как за руководителя, так и за главного бухгалтера организации, нет (Письмо Минфина России от 24.07.2019 N 03-07-11/55067). Кроме того, если в силу особенностей документооборота счета-фактуры подписывают разные уполномоченные сотрудники, отказать в вычете НДС по ним не могут (Письма Минфина России от 03.07.2013 N 03-07-15/25437, ФНС России от 19.07.2013 N ЕД-4-3/13161).
Доверенность на право подписи документов за главного бухгалтера
Основная часть платежей сейчас проводится в онлайн-банке. Подписать платежные документы может директор с помощью своей ЭЦП. Передавать ЭЦП по доверенность — это неразумный шаг. Но если других вариантов нет, нужно передать ключи ЭЦП главного бухгалтера для подписи электронных документов, это нужно указать в отдельном приказе о передаче полномочий на время отпуска главного бухгалтера.
Ответственным за использование ЭП, оформленной на имя работника, всегда остается он сам, даже при наличии приказа о передаче права пользования ЭП другому лицу.
Налоговая отчетность. Бухгалтеры редко уходят в отпуск в период сдачи отчетности. Но если так произойдет, отчетность за главного бухгалтера может сдать директор. Как правило, по уставу у него есть все полномочия для этого. А по Закону о бухучете директор обязан организовать ведение учета и сдачу отчетности. Если и директора, и главбуха одновременно не окажется на рабочем месте, отчетность подписывает уполномоченный представитель.
В декларации или расчете указывается документ, подтверждающий полномочия, - это доверенность, которая должна быть оформлена по особым правилам. Если во время отпуска главного бухгалтера придет налоговая проверка, нужно составить в налоговую инспекцию заявление с просьбой перенести налоговую проверку, указать период переноса, приложить график отпусков и приказ о предоставлении главбуху ежегодного отпуска. Как правило, инспекция идет навстречу.
Доверенность для налоговой. Ксерокопия или распечатанный скан доверенности, даже при отображении на них подписи и печати, не считаются документом, удостоверяющим полномочия представителя.
Руководитель вправе передать свои полномочия по управлению компанией на основе доверенности, в том числе на подписание бухгалтерской отчетности и представление интересов компании в ИФНС.
Уполномоченный представитель действует:
- либо на основании нотариально удостоверенной доверенности на бумаге;
- либо на основании доверенности в электронной форме, подписанной электронной подписью доверителя.
Сканированная копия доверенности, даже при наличии на ней подписей и печатей, не является документом, удостоверяющим полномочия представителя. Для налоговой нужна нотариально заверенная доверенность.
Если отчетность подписывает уполномоченный представитель, в декларации или расчете указывается документ, подтверждающий полномочия.
Надеемся, что наша инструкция поможет "пережить" отпуск руководства и заранее правильно оформить все необходимые для этого документы.
С уважением,
Специалисты Линии консультаций
Статью подготовила:
Новосёлова С.Л.
Руководитель Линии консультаций
21.04.2023
