О выдаче денег под отчет

Описание ситуации:

У нас подотчетные лица не отчитываются вовремя и, к тому же, по устному приказу руководителя приходится выдавать деньги в подотчет тем, кто ещё не отчитался по прежним авансовым отчетам.

Вопрос:

Может ли директор издать приказ о сроках сдачи авансового отчета, например в течение 6-ти месяцев, а так же разрешить выплачивать денежные суммы в подотчет, даже если подотчетное лицо не отчиталось по ранее выданным подотчетным средствам. Как это сделать? Можно ли это прописать в учетной политике, либо отдельным приказом, либо просто виза директора на заявлении подотчетного лица о выдаче денежных средств в подотчет.

Ответ:

В соответствии с п.4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории РФ, утвержденному ЦБ РФ от 12.10.2011 г. №373-П (далее по тексту - Положение о порядке ведения кассовых операций в РФ) для выдачи наличных денег на расходы, связанные с деятельностью организации, работнику под отчет расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Срок, на который выдаются подотчетные деньги, каждая организация вправе устанавливать самостоятельно в приказе или ином локальном нормативном акте.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Наличные деньги под отчет выдаются при условии полного погашения работником задолженности по ранее полученным подотчетным суммам.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет административную ответственность, предусмотренную п.1 ст.15.1 КоАП РФ, в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

Однако не любое нарушение образует объективную сторону административного правонарушения. Указанная норма применяется в случаях:

• осуществления расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх предельного размера платежа;
• неоприходования или неполного оприходования в кассу денежной наличности;
• несоблюдения порядка хранения свободных денежных средств;
• накопления в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Вопрос о наложении штрафа при нарушении требований, перечисленных в п.4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций в РФ, остается спорным.

Налоговые органы при проверках соблюдения кассовой дисциплины зачастую привлекают организации к административной ответственности по п.1 ст.15.1 КоАП РФ за выдачу денег под отчет лицу, не отчитавшемуся по полученным ранее авансам. Тем не менее большинство судов склоняется к тому, что такое действие не может квалифицироваться по указанной статье. В данном случае нарушен порядок выдачи наличных денежных средств (а не порядок ведения кассовых операций), за что административная ответственность не предусмотрена (Постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 г. №09АП-10884/2013, от 31.01.2013 г. №09АП-34612/2012, Решение Арбитражного суда Владимирской области от 28.02.2012 г. №А11-12659/2011). Неуказание в расходном кассовом ордере цели выдачи денежной суммы под отчет и отсутствие письменного заявления лица с зафиксированным сроком представления авансового отчета также не образуют объективную сторону правонарушения по п.1 ст.15.1 КоАП РФ (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 г. №09АП-11841/2013-АК).

Вместе с тем есть случаи, когда судьи встают на сторону контролирующих органов. Пример - Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 г. №09АП-2451/2013. Общество поплатилось за то, что при выдаче денег под отчет по расходно-кассовым ордерам не составлялись письменные заявления подотчетного лица с указанием сроков представления авансового отчета по выданным суммам, также под отчет выдавались денежные средства, когда по полученным ранее суммам работник не отчитался и неизрасходованные деньги в кассу не внес. (Отметим, что обжаловать в кассационной инстанции это Постановление общество не стало.)

Поэтому пренебрегающая установленными требованиями организация все же рискует быть привлеченной к административной ответственности. В лучшем случае свою позицию она сможет отстоять в суде. Учитывая неоднозначность арбитражной практики, есть вероятность решения спора и не в ее пользу.

Чтобы потом не пришлось доказывать свою правоту в суде, лучше сразу «исключить» вероятность появления споров. В том случае если требуется оставить денежные средства у работника, то целесообразно просто выписать одновременно приходный кассовый ордер на сумму остатка подотчетных сумм и расходный кассовый ордер на большую сумму денежных средств.

Одновременно сообщаем, что данный Ответ выражает частное мнение налогового консультанта, имеет информационно-разъяснительный характер и не препятствует руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в приведенном выше Ответе.